Oficinas Virtuales, el futuro de los negocios.
Las Oficinas Virtuales son un fenómeno que, ahora más que nunca, está pisando fuerte en el mundo de los negocios. Sin embargo, llevan existiendo desde finales de los años 70, cuando comenzaba a sentirse el boom de la era tecnológica y muchos trabajadores ya contaban con dispositivos digitales a través de los cuales realizaban su trabajo. Con ello, la humanidad fue consciente de que quizás no era completamente indispensable que las empresas contaran con oficinas físicas donde desplazar a sus trabajadores cada día a realizar un trabajo que realmente podían llevar a cabo desde sus casas, ahorrándose gastos como el alquiler del inmobiliario y el sin fin de costes que ello conlleva.
En este post comenzaremos explicando cuál es la definición técnica de una Oficina Virtual. Posteriormente, analizaremos cuál fue la causa de su aparición en el mundo empresarial y trataremos de hacer un viaje en el tiempo para estudiar cuál ha sido la evolución de dichas oficinas virtuales a lo largo de los años y hasta la actualidad. Por último, terminaremos con una infografía dedicada a enumerar cada una de las ventajas que la contratación de una Oficina Virtual puede atraer para tu negocio.
En primer lugar… ¿qué es una oficina virtual?
Una Oficina Virtual consiste en un espacio dedicado a ofrecer a las empresas y profesionales una serie de servicios, de los que podemos señalar, por ejemplo: recepción de llamadas, recepción de correspondencia y mensajería, domiciliación legal (social y/o fiscal) de la empresa, atención de visitas, servicios de asesoría fiscal/laboral, creación página web y marketing digital, uso de espacios para trabajar o reuniones por horas, etc. Actualmente, y como explicaremos más adelante cuando nos centremos en la evolución que han experimentado las oficinas virtuales, los centros que lo ofrecen también facilitan servicios destinados al alquiler de despachos y salas de reuniones por horas, para que sus clientes sin sede física puedan llevar a cabo sus encuentros. A nuestro criterio, es imprescindible que el centro ofrezca este servicio, contando con una amplia variedad del mismo. Incluso están ofreciéndose alquileres de despachos fijos, para que las empresas que están en su máximo crecimiento puedan desplazar aquí a algunos de sus trabajadores.
¿Qué fue lo que impulsó la aparición de las Oficinas Virtuales en el mercado?
Como comentaba al inicio del post, fue a finales de los años 70 cuando la industria digital comenzó a extenderse por todo el mundo, llevando a las oficinas aparatos tecnológicos que facilitaban exponencialmente el trabajo de los empleados de las empresas. Con la llegada de la digitalización, muchos empresarios fueron conscientes de que realmente la presencia física de los profesionales no suponía un elemento indispensable, que podían hacer el mismo trabajo tanto en la oficina como en sus hogares.
La digitalización de los trabajos marcó un antes y un después en la forma de trabajo tradicionalmente concebida hasta ese momento. Lo habitual y más lógico era que el profesional se dirigiera a su puesto de trabajo en una oficina física para desarrollar sus tareas diarias. Sin embargo, con la llegada de la era digital, muchas tareas podían ser realizadas desde el ordenador, por lo que ya no era indispensable el tener un lugar de trabajo establecido físicamente para el desarrollo de las labores profesionales. Por ello, muchos empresarios decidieron descentralizar su empresa, desempeñando parte del trabajo desde sus propias residencias, beneficiándose de las comodidades que traían consigo las nuevas tecnologías.
De forma progresiva, fueron apareciendo más y más profesiones relacionadas directamente con el mundo digital: profesionales del marketing online, del diseño web, de la programación tecnológica, etc. Profesiones que evidentemente sólo necesitan de herramientas digitales, pudiendo realizar su trabajo desde cualquier lugar y no necesariamente en la sede física de una empresa.
Finalmente, con el paso del tiempo, y siendo la crisis del 2008 un importante impulso, la virtualización de las actividades empresariales va ganando fuerza progresivamente. Ya no es imprescindible para casi ninguna actividad profesional contar con un espacio físico. Empresas de cualquier sector pueden desempeñar sus actividades desde casi cualquier lugar. Gracias a los servicios de domicilio virtual, una empresa puede contar con una sede física sin pagar por ella.
Una oficina virtual ofrece al empresario el desempeño de labores administrativas que quizás él no disponga de tiempo para atender, como son, llamadas, correspondencia, envío y recepción de paquetería, intervención con clientes y proveedores, etc. A través del domicilio virtual se aligera muchísimo la carga de trabajo diaria y manteniéndole absolutamente informado en cada momento. Sin embargo, no es sólo esto de lo que se pueden beneficiar…
Veamos, a continuación, cuál ha sido la evolución que han sufrido las Oficinas Virtuales a través del tiempo, desde finales de los 70 hasta la fecha actual:
Evolución de las Oficina Virtuales.
En un primer lugar, estas oficinas fueron pensadas para cubrir únicamente funciones administrativas con el objetivo de ofrecer esos servicios diarios que el profesional del negocio no puede llevar a cabo por estar ocupado en otros quehaceres que requieren de su máximo esfuerzo. Estas tareas consistían en la recepción de correo ordinario, certificado, paquetería y mensajería, etc.
Posteriormente, fueron incluyendo servicios más enfocados al desarrollo central del negocio en el día a día, atendiendo llamadas a empresas, interactuando directamente con los clientes y proveedores, etc.
El tiempo fue avanzando y con él, la digitalización cada vez estaba más presente en el mundo del negocio. Como consecuencia, fueron muchísimas las empresas que decidieron trabajar desde su domicilio de residencia, externalizando este tipo de tareas a través de las Oficinas Virtuales, ya que era como disponer de una secretaría personal en lo que realmente podía considerarse la sede de su empresa, ya que es aquí donde tenían establecida su domiciliación a ojos de la sociedad y de las entidades públicas.
Pero claro, ¿qué ocurría cuando necesariamente debían llevarse a cabo reuniones de trabajo? Las Oficinas Virtuales captaron este vacío y comenzaron a ofrecer de forma adicional a lo anteriormente nombrado, alquiler de despachos y salas de reuniones a todos sus clientes domiciliados, lo que además de satisfacer la necesidad de disponer de un espacio físico en el cual reunirse, otorga prestigio y buena imagen al empresario. Una oficina virtual siempre debería encontrarse en las zonas más céntricas y de prestigio de las grandes ciudades.
Muchos de los clientes que optaban por externalizar algunas de sus funciones en Oficinas Virtuales eran freelances o pequeños emprendedores que comenzaban con su proyecto desde cero. Sin embargo, muchos de ellos comenzaron a crecer y crecer, contratando a sus primeros trabajadores. Las Oficinas Virtuales crecieron con ellos. Fue entonces cuando comenzaron a ofertar a estos empresarios oficinas en las que localizar a algunos de sus empleados con puestos fijos. Adicionalmente, aparece el concepto coworking, que consiste en potenciar las sinergias entre diferentes empresas que se localizan en un mismo workspace. Digamos que podríamos decir que es una evolución del concepto. Los 4 conceptos (oficina virtual, despacho fijo, despachos-salas de reuniones por horas y coworking) son parte de un mismo todo. La empresa o el freelance puede ir ampliando o reduciendo sus servicios en función de sus necesidades. El workspace debe de proporcionarle la flexibilidad suficiente para adaptar los servicios utilizados a sus necesidades. La proactividad y flexibilidad del workspace es la clave para poder decir que un coworking cumple con los requisitos imprescindibles a la hora de adaptarse a los nuevos tiempos, que exigen adaptación y redimensionamiento constante.
Ventajas de las Oficinas Virtuales.
Por último, y a modo de resumen, vamos a enumerar las ventajas que las Oficinas Virtuales/ Domicilio virtual aportan a nuestro negocio:
Antes de despedirme, me gustaría hacer una pequeña explicación técnica de los diferentes niveles de domiciliación que existen:
CARÁCTER ADMINISTRATIVO:
- Domiciliación Fiscal: es el sitio donde las empresas deben cumplir con sus obligaciones tributarias para con la Administración Pública.
- Domiciliación Social: es el lugar donde la empresa desempeña, dirige y gestiona su actividad económica y el que figura en el Registro Mercantil.
CARÁCTER COMERCIAL:
- Domiciliación comercial: Es nuestra ubicación de cara a nuestros clientes y proveedores. Es el que aparece en las tarjetas de visita, blog, folletos comerciales, página web de la empresa, y cualquier otro soporte comercial.
Sé que puede parecer un poco enrevesado. Por ello, a continuación os dejo un breve vídeo donde Carmen Jover, profesora de fiscalidad en el Máster en Banca y Finanzas de la UPF Barcelona School of Management nos explica cuáles son las diferencias entre los tipos de domiciliaciones:
Bueno, pues esto ha sido todo por hoy. Espero que hayáis encontrado interesante el fenómenos de las Oficinas Virtuales y que le veáis la utilidad que realmente puede aportaros en el desempeño de vuestras labores profesiones.
Nosotros en Inspira Workspaces llevamos ofreciendo este servicio desde hace casi 20 años, y tenemos muy claro que las propuestas ofrecidas deben de adaptarse a los tiempos. Recientemente hemos incorporado a nuestro portafolio de servicios cosas como: pack de horas de sala de reuniones física o virtual /mes, servicio de asesoramiento en marketing digital, asesoramiento fiscal, contable y laboral, diseño e impresión de tarjetas de visita, gestión de tiendas online… Siempre anticipándonos a las necesidades de nuestros clientes. Te animo a que navegues por nuestra página web y eches un ojo a nuestros servicios de Oficina Virtual. Además, podrás comprobar que contamos con una amplísima oferta de salas de reuniones y despachos por horas, desde despachos para trabajar una persona cómodamente, pasando por representativas salas de reuniones con impresionante terraza privada, hasta salas para reuniones de hasta 65 personas.
¡Te esperamos!
